Organizarea căsuței poștale vă va ușura munca, aflați despre tehnicile noastre!

Toate cele care nu vă sunt de nici un folos, îndepărtați-le imediat. Acestea colapsează inutil caseta și poți pierde ceva cu adevărat important. Printre numeroasele mesaje necitite, cu siguranță nu vă interesează multe - nu fiți scrupule și umpleți coșul imediat. Cu siguranță, majoritatea acestor mesaje vor fi buletine informative pe care nu le-ați citit de mult timp. Uitați-vă la ele - dacă vedeți că după câteva e-mailuri o anumită pagină nu vă mai atrage, dezabonați-vă. Unroll.me vă poate ajuta în acest sens, vă va arăta unde sunteți salvat și vă puteți dezabona cu un singur clic.

  • Se poate întâmpla ca e-mailul să nu vă preocupe, dar știți că poate fi util cuiva. Treceți doar astfel de mesaje și ștergeți-le din căsuța de e-mail.

  • Merită să le arhivați pe cele de care nu aveți nevoie în acest moment, dar care vă pot fi utile într-un timp. Datorită acestui fapt, nu îi vom vedea și, dacă trebuie să revenim la ei, nu va fi o problemă.

  • De asemenea, aruncați o privire asupra mesajelor pe care le-ați citit. Cu siguranță sunt multe, dar chiar aveți nevoie de toate? Poate că fac doar o mizerie inutilă în care nu te poți încadra deloc. Folosiți și opțiunea de arhivare sau ștergere pentru ei.

    Pentru a naviga mai bine prin e-mailuri care au fost deja eliminate de mesaje inutile, puteți aplica filtre sau etichete. Datorită acestora, veți marca un e-mail dat în așa fel încât să vă fie mult mai ușor să îl găsiți atunci când este necesar. Aici totul depinde doar de preferințele dvs. - poate vă va fi mai ușor să găsiți pe cineva grație subiectului e-mailului, autorului, numelui proiectului? Trebuie să alegi pentru tine un organizarea cutiei poștale va deveni personalizat, adaptat nevoilor dumneavoastră. Imediat după citirea e-mailului, mutați-l în folderul corespunzător. Un exemplu de defalcare poate arăta astfel:

    Compania X
    - Proiectul A

    • Clientul Y

    • Clientul Z

    - Proiectul B

    • Comentarii

    • Modificări

    • Materiale

    Merită, de asemenea, să creați un folder cu un nume de exemplu: Se așteaptă un răspuns. Dacă știți că nu puteți răspunde încă și nu doriți să uitați mesajul, este cu siguranță o idee bună să vă marcați e-mailurile în acest fel.

    Organizarea căsuței poștale nu este un proces unic

    Când curățăm căsuța de e-mail, trebuie să ne asigurăm că nu se aglomerează din nou de mesaje necitite. Organizarea cutiei poștale deci nu se termină cu primele curățări.

    Cei trei pași pe care i-am prezentat în paragraful anterior merită, de asemenea, folosiți atunci când principiul inbox zero va intra în viața noastră definitiv. Pentru a nu fi distras de e-mailurile primite, puteți seta o oră pentru verificarea căsuței de e-mail în timpul zilei - de exemplu, de 3 ori în 8 ore la birou, la 8:00, 11:00 și 15:00. Apoi citiți toate mesajele și decideți ce să faceți cu ele. Unii experți din organizație propun regula de 2 minute - dacă știți că răspunsul la un e-mail nu vă va dura mai mult de 2 minute - nu îl amânați pentru mai târziu.

    Aceste câteva momente dedicate căsuței poștale vă pot face munca mai ușoară, vă pot face mai ușor să vă regăsiți în toate mesajele primite și că nu veți rata niciunul dintre ele în labirintul altora, care sunt cu adevărat inutile. Merită să introduceți acești pași în munca dvs. zilnică! 

    Vă recomandăm: Boala în prima lună de muncă și baza pentru indemnizația de boală

    Lasă Un Comentariu

    Please enter your comment!
    Please enter your name here