Obligații de secretariat - Bine de știut

Majoritatea întreprinderilor, atât private, cât și deținute de stat, au un secretariat în structurile lor organizatorice, adică un loc de muncă dedicat persoanelor responsabile de gestionarea afacerilor administrative de zi cu zi ale companiei. Care sunt atribuții ale personalului de secretariat?

Lucrul în birou - un loc bun pentru a începe 

Persoanele care absolvesc învățământul se confruntă de obicei cu procesul de căutare a unui loc de muncă. Există oameni care încep fără nicio experiență profesională. Începând aventura lor pe piața muncii, ei caută oferte care să le permită să câștige experiența necesară pentru cariera lor ulterioară. Când răsfoiți oferte de locuri de muncă pe Internet, întâlniți adesea reclame pentru locuri de muncă în secretariatele din companii private sau instituții publice. Poziția de angajat a secretarului poate fi numită diferit în reclame: secretar, asistent de conducere, asistent administrativ, lucrător de birou etc..

Uneori se întâmplă ca în recrutarea unui angajat de secretariat să fie necesară experiența anterioară într-o funcție similară, deoarece atribuții ale personalului de secretariat pot fi dificile și necesită o anumită experiență. Cu toate acestea, acest lucru nu este întotdeauna cazul. Adesea, această poziție este oferită persoanelor care tocmai își încep cariera. Vezi si

  • Vânzător - predispoziție pentru exercitarea profesiei
  • Ce abilități trebuie să aibă un bun consilier pentru clienți?
  • Profesii ale viitorului sau care vor fi necesare peste câțiva ani?

Secretariat - este la fel în fiecare companie??

Lucrările de secretariat diferă de la o companie la alta în ceea ce privește responsabilitățile. Acest lucru poate fi văzut deja în etapa de vizualizare a reclamelor. Aceste diferențe rezultă în principal din specificitatea operațiunilor companiei, dimensiunea acesteia sau natura serviciilor furnizate. Va fi diferit să lucrăm în corporații mari, unde întâlnim un sistem structurat de gestionare a administrației companiei, iar munca va fi diferită în companiile mai mici, unde o persoană este responsabilă de gestionarea majorității problemelor administrative. Ce este mai bine? Depinde dacă ne place să acționăm sistematic în avans sau preferăm să ne creăm propriul mediu de lucru de la zero. Unii oameni vor putea acționa bine într-un mod strict definit, în timp ce alții se pot simți mai bine atunci când au mai multă libertate în luarea deciziilor.

Atribuțiile angajatului unei secretare

Atribuțiile angajatului unei secretare sunt foarte largi și variate în funcție de întreprindere. Cele mai frecvente sarcini ale unei persoane angajate în acest post includ:

  • trimiterea și primirea de colete poștale și de curierat - gestionarea corectă a corespondenței companiei este una dintre sarcinile de bază ale angajatului unui secretar și are loc în fiecare întreprindere. S-ar putea părea că aceasta este o sarcină foarte banală, dar adresarea greșită a unei scrisori sau a unui colet de curierat poate fi asociată cu consecințe neplăcute pentru companie;
  • supravegherea fluxului de informații și documente în companie - o persoană care lucrează în secretariat este un fel de intermediar între angajați și șef / conducere. Oferă informații actuale despre viața companiei. În plus, asigură circulația corectă a documentelor în companie. Majoritatea documentelor care circulă în diferite departamente, la un moment dat, trec prin mâinile angajatului unei secretare. Acestea ar trebui distribuite corespunzător, astfel încât să nu perturbe procesul de transfer al datelor importante și să nu uite să nu încredințeze datele unor persoane neautorizate pentru prelucrarea lor;
  • primirea de apeluri primite - un client apelant cu o întrebare sau poate o doamnă care dorește să ne ofere o nouă ofertă de cafea proaspătă și parfumată - în timpul activității asistentului, cu siguranță vom întâlni diverse tipuri de apeluri. Cel mai important lucru este să separi telefoanele mai importante de cele mai puțin importante. Se poate întâmpla ca apelanții, atunci când încearcă să ajungă la președintele companiei sau la un alt factor de decizie, să folosească diverse trucuri pentru a primi un apel și să le prezinte ofertele lor. Prin urmare, este important să nu vă lăsați păcăliți de apelanții care doresc să extragă datele companiei. Trebuie să vă amintiți să nu furnizați informații despre angajați, contracte încheiate sau despre activele companiei.
  • organizarea și gestionarea întâlnirilor de afaceri - baza pentru funcționarea zilnică a unor companii este contactul constant, direct cu clientul. Se întâmplă că atribuțiile unui asistent includ și gestionarea întâlnirilor de afaceri. Pot exista momente în care trebuie să organizați catering pentru un prânz de afaceri sau gustări pentru o pauză în timpul unei negocieri importante a contractului. Atunci merită să contactați o companie de catering dovedită cu care veți putea să colaborați constant în astfel de momente.
  • crearea de declarații și registre - munca asistentului implică pregătirea declarațiilor curente și a rapoartelor legate de profilul de activitate al companiei. În plus, un aspect important este crearea de registre care sunt strâns legate de circulația documentelor. Unul dintre cele mai importante registre este păstrarea unei „cărți de corespondență” cu scrisori trimise și articole de curierat. Pot exista situații în care va trebui să ajungeți la o astfel de listă pentru a verifica, de exemplu, când a fost trimis un anumit articol / scrisoare (în acest scop sunt utilizate numerele de trimitere, care în cazul scrisorilor sunt atribuite de către lucrătorii poștali - atunci este ușor de urmărit în sistem când scrisoarea a ajuns la destinatar, sau dacă nu a ajuns, unde se află în prezent).

Urmărirea scrisorilor trimise este posibilă numai în cazul scrisorilor recomandate. Nu avem această opțiune cu litere obișnuite.

  • organizarea de călătorii de afaceri - în multe companii se întâmplă ca angajații să plece într-o călătorie, de exemplu datorită unei întâlniri cu un client, conferinței sau negocierilor contractuale. În astfel de situații, angajatul administrativ este cel care organizează întreaga logistică de plecare. Achiziționarea de bilete de tren / avion, rezervarea de cazare la hotel - majoritatea oamenilor care lucrează în secretariat se confruntă cu aceste sarcini. Întreprinderile în care angajații merg foarte des în călătorii de afaceri decid să coopereze cu companiile care organizează astfel de călătorii. Apoi, este din partea angajatului administrativ să contacteze o astfel de companie și să coordoneze fluxul de informații.
  • organizarea de evenimente de companie - ieșiri de team building, petreceri de Ajun de Crăciun sau alte evenimente - în activitatea unui asistent, întâlnim adesea problemele organizării de evenimente de companie. Obligațiile în acest sens se referă la rezervarea locurilor (sau a restaurantelor / sediilor), căutării unei companii de catering etc. Pentru evenimente mai mici, acționați de obicei pe cont propriu, în timp ce pentru evenimente mai mari, organizația este coordonată de o echipă special numită.
  • ordonarea arhivării și distrugerii documentelor - un element important al bunei funcționări a companiei este asigurarea stocării și arhivării corecte a documentelor. Arhivarea corectă este extrem de importantă pentru menținerea ordinii corecte în documentație. În conformitate cu prevederile adoptate în Legea contabilității, documentele contabile trebuie păstrate de întreprindere timp de cel puțin 5 ani. Una dintre sarcinile angajatului secretarului poate fi, de asemenea, să ordone distrugerea documentelor inutile către o companie externă. În era GDPR, trebuie să mențineți o abordare adecvată a distrugerii documentelor, punând în funcțiune o companie externă care eliberează un certificat că documentele au fost distruse în conformitate cu protocolul.
  • aprovizionarea companiei cu rechizite de birou / alimente - comandarea rechizitelor de birou și supravegherea aprovizionării cu alimente este, de asemenea, responsabilitatea asistentului. În prezent, există multe companii pe piață care sunt foarte dispuse să coopereze cu întreprinderi în domeniul achizițiilor corporative înțelese în general. De obicei, aceștia dedică un manager de cont direct pentru întreprinderi, ceea ce este foarte convenabil și facilitează contactul.
  • contactul cu furnizorii / construirea relațiilor cu furnizorii / negocierile contractelor - managementul biroului implică contactul constant cu companii externe pentru a asigura buna funcționare a companiei. Acest lucru se aplică în primul rând furnizorilor de produse de birou și alimentare, dar și altor servicii, care includ: companii de curierat, companii de curățenie, angajați ai oficiilor poștale poloneze, diferite tipuri de servicii tehnice (raportarea defecțiunilor, defectelor, inspecțiilor tehnice) etc. angajatul este responsabil și pentru primul contact și negocierea contractelor cu furnizorii, precum și pentru construirea unor relații bune pentru o cooperare ulterioară.
  • contact direct cu clientul - poziția din secretariatul companiei este legată de contactul direct cu clienții / părțile interesate. Se poate presupune că o persoană care lucrează în secretariat este într-o oarecare măsură o vitrină a companiei. Modul în care comunică informații clienților este o dovadă a culturii întregii companii și influențează opinia acesteia.
  • asistență tehnică a companiei - probleme cu aerul condiționat sau defectarea imprimantei - asistentul ar trebui să asigure buna funcționare a companiei. Persoana care ocupă această funcție se ocupă, de asemenea, de raportarea defecțiunilor actuale și de reparații la serviciile tehnice.

Cine este responsabil pentru greșelile angajatului secretariatului?

Greșelile de muncă se pot întâmpla oricui. Cel mai important lucru este să poți admite o greșeală și astfel să crești șansa de a remedia daunele provocate.

Indiferent de funcția deținută, toți angajații sunt obligați de aceleași prevederi ale Codului muncii (articolul 115), care prevede că „angajatul este răspunzător pentru pagube în limitele pierderii efective suferite de angajator și numai pentru consecințele normale a unui act sau omisiune din care a rezultat paguba ".

Prevederile legislației muncii definesc în mod clar ce se întâmplă atunci când un angajat, în timp ce își îndeplinește atribuțiile, cauzează pagube unui terț. Angajatorul este obligat să compenseze acest prejudiciu. Art. 120. § 1. A Codului muncii
În cazul în care un angajat provoacă daune unei terțe părți în îndeplinirea atribuțiilor sale, numai angajatorul este obligat să repare dauna..

Cu toate acestea, merită menționat faptul că această prevedere se aplică daunelor care au fost cauzate în mod neintenționat. În cazul în care angajatul cauzează intenționat daune unei terțe părți, el / ea răspunde personal pentru daune. Vă recomandăm: Sunt drepturile unui angajat care își schimbă locul de muncă reglementate de lege?

Lasă Un Comentariu

Please enter your comment!
Please enter your name here