Cât timp ar trebui să-mi păstrez documentele?

Comanda în documentele de acasă și ale companiei este un lucru de dorit, deși uneori dificil de realizat. Cât timp ar trebui să-mi păstrez documentele? Cât timp ar trebui să păstrez facturile, contractele, chitanțele de plată, garanțiile, extrasele bancare? Răspundeți mai jos.

Cât timp trebuie păstrate DOCUMENTELE FISCALE, cum ar fi declarațiile fiscale, declarațiile, facturile de cost, facturile etc..?

Conform legislației poloneze, în cazul tuturor documentelor legate de decontările fiscale:

  • PIT-uri,
  • orice declarații,
  • facturile pe baza cărora s-a exercitat scutirea de impozite,
  • chitanțe poștale,
  • confirmări electronice,
  • alte,

problema este simplă - acestea ar trebui păstrate timp de 5 ani de la sfârșitul anului în care s-a făcut decontarea impozitului. Teoretic, acest lucru este explicat clar, dar trebuie să fii atent la o capcană. De exemplu, obligația de a deconta impozitul pe venit pentru 2016 expiră la sfârșitul lunii aprilie 2017. Prin urmare, în practică, vom putea distruge documentele fiscale pentru 2016 numai la începutul anului 2023 (sfârșitul anului în care a avut loc decontarea impozitului este sfârșitul anului 2017, adăugăm 5 ani la aceasta, adică 31 decembrie , 2022 termenul de prescripție expiră, iar în ziua următoare putem începe să aruncăm). Important! Stocăm documentele de cumpărare a mijloacelor fixe pe care le amortizăm timp de 5 ani de la decontarea ultimei „părți” a acestui activ și nu de la data cumpărării.

De fapt, putem distruge în siguranță documentele după acest termen, deoarece Fiscul nu mai are dreptul să le inspecteze. Cu toate acestea, voi scana și stoca o copie digitală a documentelor mele de afaceri pe o unitate externă. Știu că îmi pot fi utile nu numai pentru control fiscal, ci, de exemplu, dacă aș vrea să vând o companie.

Cât timp să păstrați documente precum: documentația ZUS?

Termenele sunt duble. Pentru documentele depuse până la 31 decembrie 2011 sunt 10 ani (cu excepția documentelor de cerere, unde avem 5 ani), în timp ce pentru documentele depuse după 1 ianuarie 2012 (inclusiv), avem obligația de a le păstra timp de 5 ani de la data depunerii. Copiile documentelor pot fi stocate fie pe suport de hârtie, fie în format electronic - în funcție de metoda de depunere a documentelor către ZUS.

Dacă angajați și păstrați documentația angajaților, termenul este de 50 de ani, începând cu ziua în care angajatul a părăsit compania. Notă! Documentația angajaților pentru persoanele angajate după 01/01/2019 este suficientă pentru a păstra doar 10 ani. Dacă contractul de muncă a fost încheiat între 01/01/1999 și 31/12/2018, ar trebui prezentate rapoarte de informații suplimentare pentru a scurta perioada de depozitare.

Cel mai bine este să păstrați formularele RMUA până la verificarea la sfârșitul anului cu declarația pe care o primim de la ZUS într-o versiune pe hârtie sau pe site-ul web PUE ZUS..

Cât timp se păstrează documente precum: ATM-uri și DECLARAȚII bancare și DOVADA DE PLATĂ?

Teoretic, ar trebui să păstrați extrasele / confirmarea bancară sau confirmarea plății cu cardul până când primiți extrasul bancar pentru a confirma că totul este corect. Atât pentru teorie. În practică, mai faceți vreunul dintre voi? Mai primește cineva extrase lunare pe hârtie? Exact. Recunosc că nu. Desigur, din când în când verific dacă există vreo operațiune „ciudată” în contul meu, dar nu am prins încă nimic.

De asemenea, am demisionat de la orice extrase tipărite, confirmări etc. și am totul disponibil online după conectarea la conturile mele. De asemenea, relativ rar retrag bani de la un bancomat - de obicei plătesc cu un card (am un card de debit și un card de credit) sau retrag o sumă mai mare în numerar o dată într-un timp îndelungat. Dacă aveți un acces limitat la arhivele tranzacțiilor bancare, de exemplu, până la 12 luni - atunci merită să tipăriți istoricul într-un fișier pdf și să îl păstrați într-o versiune digitală.

In ceea ce priveste dovezi de plată a creanțelor ciclice / periodice - taxe pentru electricitate, gaz, chirie, utilități, abonament telefonic și toate celelalte pe care le plătim în mod regulat, la intervale specificate, le păstrăm 3 ani. Fiecare dintre aceste creanțe (fiecare tranșă de chirie, fiecare factură de energie electrică) expiră după 3 ani de la data scadenței - cel mai adesea de la data plății. După 3 ani, chiar dacă nu plătești, nu trebuie. :)

Cât timp să păstreze documente precum: FACTURI / PRIMITE pentru mărfuri și GARANȚII?

În general, dovada achiziției este suficientă pentru o cerere. Nu trebuie să fie chitanța sau factura originală (deși este cel mai simplu mod), ci și o copie (de exemplu, o scanare tipărită), confirmarea plății cu cardul de plată sau extrasul de cont (teoretic chiar mărturii ale persoanelor care ne-au însoțit la cumpărături, dar aș fi atent aici). Ambalajul original nu este obligat să depună o reclamație sau să returneze bunurile.

Păstrăm garanții pentru echipament atâta timp cât garanția este valabilă (deși cel mai adesea este suficientă doar chitanța / factura), acordați atenție faptului că producătorul nu solicită returnarea bunurilor sub garanție în ambalajul original (acest lucru se întâmplă rareori, dar poate avea loc).

Cât timp trebuie păstrat ACORDUL?

Vă rugăm să vă amintiți că facem contracte pentru perioade de război, nu pentru perioade de pace. :) O repet clienților mei până se plictisesc. În principiu, Păstrăm contracte (originale în versiune scrisă) atâta timp cât contractul este valabil. De exemplu, păstrăm contracte pentru menținerea unui cont bancar, credit ipotecar, închiriere de apartamente, achiziționarea unui telefon mobil cu abonament, cablu și internet etc., până când demisionăm de la acest serviciu. Este adevărat că cel mai adesea acest tip de contract este destul de laconic, iar majoritatea dispozițiilor sunt transferate la reglementările pentru furnizarea de servicii, dar contractul conține întotdeauna prevederi esențiale (de exemplu, preț, posibilitatea rezilierii / rezilierii contractului, etc.).

Contracte de credit și dovezi ale plăților în rate păstrăm până primim un certificat de la bancă care să confirme că au fost rambursate integral. Documente de vânzare a vehiculelor, confirmarea poliței de asigurare de răspundere civilă - 3 ani de la data scadenței.

Toate contractele pentru o anumită sarcină (de exemplu, pentru mobilă, renovare, construcție etc.) ar trebui păstrate atât timp cât putem folosi așa-numitul. garanție pentru defectele fizice (sau legale) ale lucrului:

  • 2 ani de la livrarea articolului este termenul de bază pentru raportarea unui defect fizic,
  • 5 ani pentru imobiliare,
  • 1 an când se referă la un articol second-hand și cumpărătorul / partea care face comanda este un consumator (nu un antreprenor).

De asemenea, rețineți că majoritatea contractelor nu necesită un formular scris pentru valabilitatea lor (pe hârtie, cu semnăturile părților contractante). Cu toate acestea, dacă aranjați, de exemplu, un serviciu de reparații, atunci în cazul unei „defecțiuni” trebuie să fiți capabil să demonstrați pentru ce ați fost de acord, pentru cât și când. Merită să aveți cel puțin o confirmare a unor astfel de aranjamente într-un e-mail, mesaj text sau martori, dar cel mai bine este să scrieți doar un contract simplu. Atunci nu vor exista subevaluări.

Unele contracte merită păstrate (pot fi scanate), deși „valabilitatea” lor a expirat. Acestea sunt, de exemplu, contracte de donație (dacă sunt rambursate), separarea proprietății (de exemplu, după divorț), vânzarea de bunuri imobile sau bunuri mobile (dacă nu mai sunt necesare, de exemplu, în scopuri fiscale) etc..

Nu aruncăm:

  • certificate de absolvire / diplome,
  • polițe de asigurare de viață,
  • certificate de muncă,
  • broșură de asigurare (dacă avem una),
  • alocarea unui apartament cooperativ (se întâmplă din ce în ce mai puțin),
  • certificat de naștere, certificat de căsătorie (deși putem obține în siguranță astfel de documente de la oficiul registrului).

Sper că am fost în măsură să răspund la întrebarea cât timp să păstrez documentele și să discut majoritatea documentelor care trec prin casele noastre. Dacă lipsește ceva sau aveți îndoieli, asigurați-vă că ne anunțați!

Lasă Un Comentariu

Please enter your comment!
Please enter your name here