Numele adresei de e-mail a fostului angajat și GDPR

Deși au trecut mai bine de doi ani de la intrarea în vigoare a GDPR, există încă îndoieli legate de prelucrarea anumitor date cu caracter personal. Asta este adresa de e-mail personală utilizată în scopuri comerciale. După încheierea cooperării cu un angajat, are dreptul angajatorul să o folosească? Care a fost poziția Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal în această privință? Citiți acest articol pentru detalii.

Angajator ca administrator de prelucrare a datelor cu caracter personal

De la 1 mai 2018, GDPR este în vigoare în Polonia, adică Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și abrogarea Directivei 95/46 / CE (Regulamentul general privind protecția datelor) Journal of Laws UE.L.2016.119.1 din 4 mai 2016. A se vedea, de asemenea,

  • Orele suplimentare în practică - ce ar trebui să știți?

Conform acestei legi, angajatorul este operatorul datelor cu caracter personal. Prin urmare, el sau ea are dreptul de a prelucra date cu caracter personal atunci când acestea servesc la implementarea unui contract de muncă între ambele părți. Dorim să vă reamintim că operatorul care, în mod independent sau împreună cu alții, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal, poate fi:

  • o persoană fizică,
  • persoană legală,
  • autoritate publica,
  • unitate,
  • o altă entitate.

Procesorul poate acționa în numele operatorului de date cu caracter personal

Problema cheie în protecția datelor cu caracter personal este prelucrarea corectă a acestora.

Prelucrarea datelor cu caracter personal este legală dacă cel puțin una dintre condițiile prevăzute la art. 6 din Legea GDPR. Printre acestea se numără condiția ca:

  • persoana vizată a consimțit la prelucrarea datelor cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
  • prelucrarea a fost necesară pentru executarea contractului la care persoana vizată este parte sau pentru a lua măsuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea contractului - de exemplu, datele personale ale angajatului precum numărul PESEL sau adresa de reședință sunt necesare un contract de muncă și raportarea angajatului către ZUS;
  • prelucrarea datelor cu caracter personal a fost necesară pentru îndeplinirea obligației legale care revine administratorului - de exemplu, în cazul raportării către ZUS a copiilor unui angajat, este justificat din punct de vedere legal să se solicite numărul PESEL al angajatului pentru copiii săi și gradul de dizabilitate.

De ce este o adresă de e-mail personală una dintre datele personale?

Așa cum este definit în art. 4 din Legea GDPR, datele cu caracter personal ar trebui înțelese ca „orice informație referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată)”. La rândul său, o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată direct sau indirect pe baza unor date precum:

  • Primul nume si ultimul nume,
  • numar de identificare,
  • date de localizare,
  • identificator internet,
  • unul sau mai mulți factori specifici identității fizice, fiziologice, genetice, mentale, economice, culturale sau sociale a unei persoane fizice.

O adresă de e-mail personală utilizată în scopuri comerciale (care conține numele și prenumele sau prima literă a prenumelui și prenumelui) sunt date personale, deoarece pe baza acesteia este posibilă identificarea unei anumite persoane fizice.

Folosirea numelui adresei de e-mail a fostului angajat în lumina avizului Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal

Potrivit președintelui Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (UODO), postat pe site-ul oficial al Oficiului, „dacă un angajator are o adresă de e-mail activă a unui fost angajat, care i-a fost atribuit în timpul desfășurării activității sale El rămâne operatorul de date. Dispozițiile stipulează în mod clar că operatorul de date este entitatea care, în mod independent sau împreună cu alții, determină scopurile și metodele de prelucrare a datelor cu caracter personal. În cazul discutat, baza pentru prelucrarea datelor fostului angajat conținute în adresa de e-mail poate fi implementarea interesului legitim al administratorului ". Angajatorul poate folosi numele adresei de e-mail a fostului angajat dacă are un interes legitim în acest sens - de exemplu, asigurarea sursei de venit a companiei.

Președintele Oficiului pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal subliniază că „dacă fostul angajat ar fi fost obligat printr-un acord cu angajatorul, pentru contactul cu antreprenorii, apoi după încheierea cooperării, angajatorul ar putea dori să continue să utilizeze această adresă de e-mail pentru a nu pierde posibilitatea de a contacta contractanții și clienții. Acest lucru se poate face prin intermediul unui răspuns automat adresat clienților sau contractanților. În cazul în care mesajul include informații conform cărora un anumit angajat nu mai este angajat și o indicație a adresei de e-mail la care pot fi contactați reprezentanții actuali ai unei anumite entități, în opinia președintelui Biroului de protecție a datelor cu caracter personal, acest tip de acțiunea poate fi tratată ca un interes legitim al operatorului de date ". Adresa de e-mail care conține date cu caracter personal poate fi folosită de fostul angajator numai pentru a informa despre schimbarea persoanelor de contact. Nu poate fi folosit pentru a achiziționa noi clienți.

Pentru a rezuma, nu va fi o încălcare a Legii GDPR să se utilizeze adresa numelui unui fost angajat pentru a contacta contractanții companiei, dar riscul utilizării greșite a acestei adrese în alte scopuri ar trebui redus la minimum. Este întotdeauna mai bine să setați adresa de e-mail mai general - introduceți, de exemplu, o schemă precum @ department. - apoi, chiar și după plecarea angajatului, e-mailurile vor fi trimise direct noii persoane responsabile pentru acest departament, fără a fi nevoie să folosiți numele adresei de e-mail a fostului angajat.

Lasă Un Comentariu

Please enter your comment!
Please enter your name here