7 moduri de a vă planifica și organiza eficient timpul într-o versiune minimalistă

Ce fel de sisteme de planificare folosesc? Ce instrumente folosesc? Folosesc planificatori, bullet journal? Creez hărți de vis? Toate aceste întrebări îmi revin ca un bumerang în comentariile de pe Facebook, Instagram, în timpul întâlnirilor live. Voi încerca să le răspund astăzi tuturor, mai ales că planificarea Anului Nou este sub centura mea!

Ce instrumente folosesc pentru a-mi planifica și organiza timpul??

Nu folosesc instrumente specifice și complicate de gestionare a timpului. Sunt adesea întrebat despre bullet journal, dar habar n-am ce este exact asta. Personal, îl asociez cu cărțile cu buline și cu paginile de colorat lipite, pe care, la rândul lor, le asociez în principal cu pierderea timpului, nu cu gestionarea acestuia. Îmi cer scuze în prealabil dacă părerea mea a jignit pe cineva, dar mulți oameni mi-au spus că ideea populară (și probabil originală) a jurnalului cu bullet pe bloguri s-a distorsionat de-a lungul timpului și este acum un hobby al jurnalului artistic mai degrabă decât semnificativ (citiți: eficient ) jurnalizare.planificare și gestionare a timpului.

În timpul verii, am folosit calendare obișnuite de carte. În principal, pentru că am lucrat cu normă întreagă și am primit astfel de calendare de la companie în fiecare an. Sincer, completarea calendarului m-a supărat întotdeauna și m-a frustrat. Stabilirea termenelor - ok, se știe că este necesar, mai ales în munca la timp a unui avocat. Cu toate acestea, nu sunt una dintre persoanele care planifică meticulos în fiecare zi la fiecare 10 minute, așa că scrierea unei liste de sarcini zilnice și apoi trecerea în cont, rescrierea acesteia a fost inutilă pentru mine. Ceea ce, la rândul său, a însemnat că majoritatea paginilor au fost lăsate goale, dându-mi senzația unei risipi complet inutile de resurse, spațiu, hârtie și păduri. De asemenea, am făcut câteva abordări către alți planificatori, dar nu am stat cu niciunul dintre ei mai mult de o săptămână.

Căutam instrumentul potrivit de ani de zile, pentru că în acest sens sunt un dinozaur foarte conservator - îmi planific și scriu acțiunile în întregime pe hârtie. Fiecare sarcină, fiecare proiect începe pe hârtie. Schița cărții Want Less și câteva capitole au fost, de asemenea, scrise pe hârtie. În cele din urmă, puțin disperat, am început să scriu totul într-un caiet simplu. BINGO! A fost o descoperire - cel mai minimalist instrument de planificare din lume - caietul. ;) Fără risipă de spațiu, lucrez calm cu liste acolo (mai multe despre acest lucru mai jos) și urmăresc absolut tot ce am nevoie - titlurile postărilor de scris sau postările în sine, detalii de contact, citate, note de întâlnire, sarcini care urmează să fie finalizat etc..

caietul meu actual / locul se termină încet

Singurul lucru pe care mi-a lipsit-o a fost un planificator lunar cu date specifice pentru a putea marca date importante (instanță, oficial, privat, vizite medic, intrări pe blog etc.). Această problemă a fost rezolvată de planificatorii lunari de la Alina de la Design Your Life, pe care îl folosesc de mai multe luni. Este doar o singură carte cu date marcate - simplu, clar, fără a combina inutil. Imprim un astfel de planificator o dată pe lună și îl pun / lipesc în caietul meu. Totul la îndemână și într-o formă simplă - ideal.

Cum să te organizezi în fiecare zi?

Principalul meu mod de a-mi gestiona timpul zilnic este să lucrez cu liste de sarcini. Poate suna complicat, dar cel mai important lucru pentru mine este să „arunc” povara amintirii despre diverse probleme. Mă ocup profesional de multe proiecte - conduc un birou de brevete, un birou de coworking, un blog destul de înfloritor, pregătire specializată. În plus, există și alte câteva proiecte, cum ar fi investiții imobiliare și, desigur, chestiuni private. O astfel de activitate diversă necesită un cap capabil și o organizare eficientă a timpului. Aș înnebuni dacă ar trebui să-mi amintesc toate detaliile. Prin urmare, metoda mea principală este:

→ Fiecare activitate este plasată pe listă

Când scriu fiecare, chiar mă refer la fiecare. Chiar și cel mai mic și mai banal. Dacă trebuie să sun pe cineva, să scriu, să fac o programare, să trimit, să ridic, etc. Am pus totul pe listă. Desigur, nu sunt un robot și, desigur, voi uita să scriu câteodată ceva, dar regula este regula. Acest lucru îmi permite să evit situații precum: „Trebuia să fac ceva, dar nu-mi amintesc ce”.

...

”Deci, fiecare sarcină este pusă pe o listă, pe care o am întotdeauna la îndemână. Dacă necesită acțiune într-un anumit termen, o scriu și eu. Singura dată când nu salvez o sarcină este:

→ Dacă sarcina durează câteva minute, o fac imediat

Nu are rost să pun ceva pe listă pe care să-l pot face imediat. De asemenea, pot delega sarcina imediat, dacă am o astfel de posibilitate. O astfel de sarcină va fi, de exemplu, un răspuns la un e-mail scurt sau utilizarea unuia dintre șabloanele de e-mail, răspuns la un comentariu, un scurt apel telefonic sau soluționarea unei chestiuni simple. Acum, pentru întrebarea cheie - ce se întâmplă cu sarcinile enumerate. Ei bine, în fiecare zi îmi deschid lista și notez ce sarcini voi face astăzi. Lucrez cu această listă până când un număr mare de sarcini sunt tăiate. Apoi lista devine ilizibilă și creez una nouă. Lista include sarcini importante și sarcini pe care trebuie să le îndeplinesc într-o anumită dată (nu neapărat urgentă). O altă regulă de bază este:

→ 1 zi = 1 sarcină importantă

Important înseamnă de obicei fie important pe termen lung, fie doar mare. Deci, alternativ, 1 zi = 1 sarcină mare. În plus, îmi notez câteva sarcini mai mici de finalizat, dar încerc să mă asigur că nu există mai mult de 3-5 dintre acestea. Acest lucru îmi permite să mențin un echilibru sănătos. Desigur, uneori sunt zile în care trec mai repede la sarcinile programate, apoi le fac pe unele dintre cele mai mici, mai puțin importante. Există și zile în care totul merge fără probleme și nu voi putea să mă ocup nici măcar de acest lucru important. Este dificil, se întâmplă și atunci:

→ Îmi dau dreptul la odihnă (după cum este necesar)

Există și momente în care am o zi proastă - sunt obosit, bolnav sau pur și simplu nu am puterea. Apoi încerc să iau o pauză și să nu lucrez. Lucrez doar cu termenele scadente (dacă termenul este pe gât, dar abia dacă o fac), sau pur și simplu mă îndepărtez de computer pentru a face orice altceva. A sta cu el ca un zombie nu îmi duce munca înainte, ci doar mă frustrează. De asemenea, am descoperit că lucrul cu oamenii - întâlniri sau sesiuni de instruire - este extrem de consumator de energie pentru mine. Știu că după 5 ore de antrenament pentru restul zilei, sunt pur și simplu incapabil să lucrez. Uneori am nevoie doar de o după-amiază pentru a mă recupera și, uneori, mai petrec o altă dimineață în pat citind o carte.

Planificarea proiectelor mai mari

Public acest text chiar acum pentru că pentru mine (și din câte știu și pentru mulți oameni) timpul dintre Crăciun este momentul perfect pentru a planifica o cucerire intensă a universului în Anul Nou. ;) Nu vă voi oferi nicio metodă sau instrument de aur aici, pentru că de câțiva ani îmi planific acțiunile pe baza armoniei dintre minte și inimă, cu un vârf de intuiție. Știu că sună o prostie dramatică, dar chiar este. Odată, când eram mult mai tânăr, am fost fascinat de conceptul de a-ți proiecta viața, adică de a-mi proiecta viața și mi s-a părut că trebuie să planific absolut fiecare pas, de preferință pe termen lung, altfel timpul meu avea să se termine pentru totdeauna și s-ar întâmpla diverse lucruri cumplite. ;) Astăzi îl abordez complet diferit.

Desigur, înțeleg necesitatea planificării pe termen lung în unele domenii ale vieții noastre, de exemplu, colectarea de economii pentru pensionare sau asigurarea unei perne financiare. Aceasta include, de asemenea Folosesc investiții imobiliare. Celelalte planuri sunt formate în capul meu în mod regulat și îmi permit, de asemenea, să le schimb în mod liber dacă simt că nu sunt în drum cu ele. Bineînțeles, mă gândesc la proiectele pe care vreau să le implementez, care vor fi dezvoltate pentru mine și îmi vor permite să-mi câștig pâinea. Le notez, dar nu sunt legat de ele până nu mor. Dacă mi-aș fi implementat scrupulos planul acum 10 ani, nu aș fi fost în momentul în care sunt acum. Nu aș face ceea ce fac.

Am fost întrebat de multe ori dacă fac așa-numitul hărți de vis. În viața mea, am făcut doar unul, la un atelier pe care l-am întâlnit puțin din întâmplare. Lucrul la el a fost creativ și foarte plăcut, deoarece a constat în decuparea diferitelor fotografii din ziare și lipirea lor pe o foaie de hârtie, cu note între ele. Harta mea a fost minunată. Am uitat despre asta 2 zile mai târziu. ;) Cred că este un instrument foarte asemănător cu bullet journal - este distractiv să fii creativ, dar are puțin de-a face cu planificarea și organizarea timpului tău.

Sunt foarte norocos să fiu (și să lucrez) într-un moment în care profesional am multe oportunități în față. În mare măsură planificarea mea depinde de luarea deciziilor, de asemenea în proiectele în care NU mă voi implica. A fost o problemă uriașă pentru mine, dar acum, cu minimalismul la îndemână, este mult mai ușor pentru mine. Încerc să practic refuzul conștiincios și înțelept, și pentru mine. De asemenea, îmi permit, ca un copil, să mă bucur de un moment fantastic când nu trebuie să forțez nimic. Planurile mele pentru anul viitor se bazează în mare măsură pe ceea ce vreau să fiu, nu pe ceea ce vreau să fac. 

***

În concluzie, metodele mele pentru planificarea și organizarea eficientă și minimalistă a timpului sunt:

  1. caiet obișnuit ca planificator + calendar lunar pe o singură foaie
  2. liste de sarcini - fiecare sarcină merge la o listă
  3. faceți-l imediat dacă sarcina durează câteva minute
  4. 1 zi = 1 sarcină importantă (sau mare)
  5. dă-ți dreptul de odihnă
  6. 10 modalități suplimentare de a economisi timp la locul de muncă
  7. lipsa unei planificări scrupuloase pe termen lung

Sunt încântat să citesc despre instrumentele și metodele dvs. de gestionare a timpului și, bineînțeles, despre planurile pentru anul următor!

Lasă Un Comentariu

Please enter your comment!
Please enter your name here